Selección de nueva pagaduría

Descripción general

Una vez localizado el empleado mediante su número de identificación (ver Página 2: Búsqueda y selección del empleado a trasladar), el siguiente paso consiste en asignarle la nueva pagaduría a la que pasará a estar vinculado.

Esta acción actualiza la información del empleado dentro del sistema MILI, garantizando que todos los procesos —como la administración de créditos, reportes y notificaciones— queden correctamente asociados a la nueva empresa.

Objetivo de la función

Permitir al administrador o responsable de pagadurías reasignar empleados de una empresa pagadora a otra, conservando la integridad de los datos y la trazabilidad del historial crediticio del empleado.

Este proceso es clave cuando:

• El empleado cambia de empleador y ambas empresas tienen convenio con MILI.

• Se realiza una reorganización empresarial o fusión.

• Se corrige un error en la pagaduría asignada originalmente.

Procedimiento paso a paso

1. Visualización del empleado seleccionado

   • Tras ejecutar la búsqueda por cédula, el sistema muestra la información del empleado encontrado.

   • Verifique que los datos coincidan con la persona a trasladar (nombre, documento, empresa actual).

2. Selección de nueva pagaduría

   • En la sección “Nueva pagaduría”, se despliega un listado desplegable (drop-down) con todas las empresas pagadoras registradas en el sistema y habilitadas.

   • Haga clic sobre el campo y seleccione la empresa destino.

   • El sistema validará automáticamente que la nueva pagaduría esté activa y tenga configuradas sus condiciones operativas (líneas de crédito, cupos, etc.).

3. Verificación previa
   Antes de ejecutar la actualización, el sistema realiza las siguientes validaciones automáticas:

   • Que el empleado no esté en proceso de desembolso en la pagaduría anterior.

   • Que la nueva pagaduría esté activa.

   • Que no existan duplicidades de registro para el mismo documento.

   • Que el usuario que ejecuta el cambio tenga permisos administrativos válidos.

4. Confirmación del cambio

   • Una vez seleccionada la nueva pagaduría, haga clic en el botón Actualizar.

   • Aparecerá un cuadro de confirmación solicitando verificación final del cambio.

   • Al confirmar, el sistema actualizará la información del empleado y mostrará un mensaje como:

     ✅ “El empleado ha sido reasignado exitosamente a la pagaduría [Nombre de la nueva empresa].”

5. Registro de auditoría y trazabilidad

   • El sistema registra automáticamente la acción en la bitácora de auditoría, indicando:

     • Fecha y hora del cambio.

     • Usuario que realizó la acción.

     • Pagaduría de origen y pagaduría de destino.

   • Este registro es consultable en el módulo Auditoría / Trazabilidad del sistema.

Ejemplo práctico

Buenas prácticas

• Confirmar con el área de Cartera o Tesorería que no existan créditos activos o pendientes antes de ejecutar el traslado.

• Documentar la razón del cambio en el campo de observaciones si la interfaz lo permite.

• Evitar realizar cambios múltiples sobre el mismo empleado en cortos periodos de tiempo.

• Después de la actualización, verificar que el empleado aparezca correctamente en el listado de empleados de la nueva pagaduría.

• Mantener siempre un registro interno (fuera del sistema) de los movimientos por motivos administrativos o legales.

Consideraciones adicionales

• Si el empleado tenía créditos en etapa de cobro por libranza, el sistema actualizará automáticamente la relación con la nueva pagaduría, siempre que esta tenga convenio vigente y cupo habilitado.

• Si la pagaduría destino no maneja cupo o líneas de crédito, el sistema mostrará un mensaje de advertencia para que se configure antes de confirmar el cambio.

• Los cambios son irreversibles a nivel de base de datos, por lo que cualquier corrección posterior requerirá la intervención del soporte técnico o administrador global.

Resultado esperado

Al finalizar este proceso:

• El empleado queda asociado a la nueva pagaduría.

• Todos los registros y créditos activos se actualizan automáticamente con la nueva relación.

• Se genera un registro en la bitácora de auditoría, garantizando trazabilidad total.

• El usuario recibe una confirmación visual del éxito del proceso.