Edición y actualización de la información de la pagaduría
Objetivo de la funcionalidad
La opción de Edición y actualización de la pagaduría permite modificar los datos registrados previamente en el sistema MILI, manteniendo la información actualizada y coherente con los cambios que ocurran en la empresa, como variaciones en la razón social, cambios de cupo, actualización de documentos o modificación de líneas de crédito autorizadas.
Esta función está disponible únicamente para usuarios con rol administrativo o gestores de pagadurías autorizados, garantizando control y trazabilidad en las modificaciones realizadas.
Ruta de acceso
Menú → Pagadurías → Reportes → Lista de Pagadurías → Icono ✏️ (Editar)
Desde la vista principal del listado, ubica la pagaduría que deseas modificar y haz clic sobre el icono ✏️ en la columna de Acción.
El sistema abrirá un formulario estructurado en secciones que reflejan los datos registrados originalmente en el módulo Registro de Pagadurías.
Estructura del formulario de edición
El formulario de actualización está dividido en bloques para facilitar la comprensión y el control de la información modificada:
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Datos generales
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Información de contacto
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Información financiera y cupo
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Líneas de crédito autorizadas
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Documentación legal
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Estado y control administrativo
Cada bloque puede expandirse o contraerse, y el sistema valida los campos obligatorios antes de permitir la grabación de los cambios.
1. Datos generales
Incluye la información de identificación de la pagaduría:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código interno | Identificador único del sistema (no editable). |
| Razón social | Nombre completo de la empresa pagadora. |
| NIT / DV | Número de identificación tributaria y dígito de verificación. |
| Tipo de entidad | Selección (empresa privada, pública, cooperativa, etc.). |
| Representante legal | Nombre del representante ante MILI. |
🔒 El código interno no puede modificarse, ya que es utilizado para mantener la integridad de los registros históricos.
2. Información de contacto
Permite mantener actualizados los canales de comunicación con la pagaduría:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Dirección | Carrera 52 # 23 – 45, Bogotá |
| Teléfono | (601) 326 47 00 |
| Correo principal | contacto@pagaduria.com |
| Correo financiero | cartera@pagaduria.com |
| Persona de contacto | Laura Mejía – Jefe de Nómina |
El sistema permite registrar varios correos para diferentes áreas (nómina, cartera, convenios), de modo que las notificaciones automáticas del sistema lleguen a los destinatarios correctos.
3. Información financiera y cupo
Este bloque define los parámetros de operación financiera autorizados:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cupo total asignado | Valor máximo de créditos permitidos. |
| Cupo disponible | Se actualiza automáticamente con base en los desembolsos. |
| Número máximo de empleados activos | Límite de usuarios asociados. |
| Porcentaje de retención por libranza | Valor máximo permitido para descuentos de nómina. |
⚠️ Los cambios en el cupo o en las condiciones financieras deben ser aprobados por el área de riesgo o convenios antes de ser grabados.
4. Líneas de crédito autorizadas
Permite agregar, modificar o inactivar líneas de crédito vinculadas a la pagaduría.
Cada línea incluye los siguientes campos configurables:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Línea de crédito | Nombre de la línea (Libre inversión, Educación, etc.). |
| Tasa mensual (%) | Interés asignado a la línea. |
| Plazo máximo (meses) | Duración máxima permitida para créditos. |
| Estado | Activa / Inactiva. |
Al modificar una línea, el sistema verifica si existen créditos activos bajo esa modalidad. Si los hay, muestra una advertencia para evitar inconsistencias financieras.
5. Documentación legal
En esta pestaña se pueden reemplazar o actualizar documentos vencidos o modificados.
| Documento | Acción disponible |
|---|---|
| Cédula del representante legal | 🔽 Descargar / ⬆️ Subir nuevo |
| RUT | 🔽 Descargar / ⬆️ Subir nuevo |
| Cámara de Comercio | 🔽 Descargar / ⬆️ Subir nuevo |
| Contrato de Libranza | 🔽 Descargar / ⬆️ Subir nuevo |
📎 El sistema conserva un histórico de versiones, registrando la fecha, el usuario que subió el documento y el motivo de reemplazo.
6. Estado y control administrativo
Desde esta sección se puede activar, desactivar o suspender temporalmente una pagaduría dentro del sistema MILI.
| Estado | Efecto en el sistema |
|---|---|
| Activa | La pagaduría puede registrar, aprobar y desembolsar créditos. |
| Inactiva | Bloquea todos los procesos asociados hasta nueva activación. |
| Suspendida | Permite solo consultas, no operaciones ni desembolsos. |
El cambio de estado requiere una justificación obligatoria, que se almacena en el log de auditoría para control interno.
Grabación de cambios
Una vez revisados los datos, el usuario debe hacer clic en el botón 💾 “Guardar cambios” ubicado al final del formulario.
El sistema mostrará un mensaje de confirmación:
“¿Desea actualizar la información de la pagaduría seleccionada?”
Si se confirma, MILI validará los campos y procederá a grabar las modificaciones.
Cualquier error de validación (como NIT duplicado o campo vacío) será indicado con mensajes específicos al lado del campo afectado.
Historial de modificaciones
Todas las acciones de edición quedan registradas en el log de auditoría, con la siguiente información:
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Usuario que realizó el cambio.
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Fecha y hora exacta.
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Campos modificados.
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Valor anterior y valor nuevo.
Este historial puede consultarse desde la pestaña “Auditoría de cambios” dentro del detalle de la pagaduría, asegurando total trazabilidad.
Buenas prácticas de actualización
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Verificar siempre la información legal antes de modificar datos sensibles como el NIT o la razón social.
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Actualizar los documentos escaneados al menos una vez al año o cuando se renueve el contrato.
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Registrar observaciones internas sobre los cambios financieros o de cupo.
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Exportar un PDF del detalle luego de cualquier actualización importante, para mantener evidencia documental.
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Evitar ediciones simultáneas por diferentes usuarios para prevenir conflictos de grabación.