Proceso general de registro de empleados

El módulo Registro de Empleados permite a cada pagaduría cargar y administrar la lista de sus empleados vinculados, con el objetivo de:

Notificar a los empleados que su empresa tiene un convenio de libranza activo.
Habilitarlos automáticamente para acceder a las líneas de crédito disponibles desde la aplicación móvil de MILI.
Mantener actualizada la información de nómina dentro del sistema, incluyendo datos de contacto, contrato y salario.

La carga de empleados se realiza mediante un archivo de Excel, el cual contiene la información básica de cada persona asociada a la pagaduría.

Menú: Pagadurías → Parámetros → Registro de Empleados

Dentro de esta sección se encuentran los controles principales para realizar el proceso:

📅 Fecha de periodo de corte: Permite registrar la fecha correspondiente a la nómina cargada.
⬇️ Botón “Descargar”: Genera y descarga la plantilla de Excel que debe ser diligenciada con la información de los empleados.
⬆️ Botón “Cargar Nómina”: Permite seleccionar el archivo Excel con los empleados a registrar.
💾 Botón “Grabar”: Guarda en la base de datos los registros validados y notifica automáticamente a cada empleado por correo electrónico.

Seleccionar la pagaduría:
Desde el menú principal, el usuario debe asegurarse de estar dentro de la pagaduría correspondiente o seleccionarla del listado general.
Descargar la plantilla:
- Presione el botón “Descargar” para obtener el archivo Excel base.
- No modifique los encabezados de las columnas.
- Complete los datos de cada empleado siguiendo la estructura indicada.
Definir la fecha de corte:
- Ingrese la fecha de periodo de corte, que representa el momento al cual corresponde la nómina cargada (por ejemplo, el mes de septiembre o la quincena actual).
Cargar el archivo Excel:
- Haga clic en el botón “Cargar Nómina”.
- El sistema leerá el archivo y mostrará una vista previa con la información detectada.
- Revise cuidadosamente los registros antes de confirmar.
Validar la información:
- El sistema verifica automáticamente que los campos obligatorios estén completos y que los datos tengan el formato correcto (por ejemplo, correos válidos, fechas coherentes, números de identificación sin duplicados).
- En caso de errores, se mostrarán alertas específicas por fila y columna.
Grabar los registros:
- Una vez revisada la vista previa, presione el botón “Grabar”.
- El sistema almacenará los empleados en la base de datos y enviará una notificación por correo electrónico a cada uno informando que su empresa tiene convenio con MILI.

Al completar la carga:

Los empleados quedan registrados y asociados a la pagaduría.
Se habilita su acceso a las líneas de crédito disponibles desde la app MILI.
Se genera un reporte con el detalle de empleados registrados, rechazados o pendientes de corrección.

Este reporte puede descargarse o consultarse directamente desde la misma pantalla, en la pestaña de Resultados de carga.

Antes de cargar una nueva nómina, verifique que la pagaduría esté correctamente registrada y activa.
Siempre utilice la plantilla descargada desde el sistema, ya que su estructura puede actualizarse periódicamente.
Si un empleado ya existe en el sistema, el registro se actualizará automáticamente con la información más reciente (sin duplicar).
Revise la página “Estructura del archivo Excel de empleados” para conocer los campos y formatos requeridos.