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Estructura del archivo Excel de empleados

Descripción general

La carga masiva de empleados se realiza mediante una plantilla de Excel que contiene los datos personales, laborales y financieros de los empleados pertenecientes a una pagaduría.
El archivo debe seguir estrictamente la estructura definida por el sistema MILI para garantizar una carga exitosa y una correcta asociación con la empresa pagadora.

El archivo se descarga directamente desde el botón “Descargar” del menú:

Menú: Pagadurías → Parámetros → Registro de Empleados

Estructura de columnas requeridas

La plantilla de Excel contiene los siguientes campos. Cada columna debe diligenciarse según las reglas de formato y obligatoriedad indicadas:

Campo (columna) Descripción Tipo de dato / Formato Obligatorio Ejemplo
TIPO DOCUMENTO Tipo de documento de identificación del empleado. Valores válidos: CC, CE, TI, PA. Texto (2 letras) ✅ Sí CC
IDENTIFICACIÓN Número de identificación sin puntos ni comas. Numérico ✅ Sí 1023456789
PRIMER NOMBRE Primer nombre del empleado. Texto ✅ Sí Carlos
SEGUNDO NOMBRE Segundo nombre del empleado (si aplica). Texto Opcional Andrés
PRIMER APELLIDO Primer apellido del empleado. Texto ✅ Sí Gómez
SEGUNDO APELLIDO Segundo apellido del empleado (si aplica). Texto Opcional Ruiz
FECHA NACIMIENTO Fecha de nacimiento del empleado. Fecha (DD/MM/AAAA) ✅ Sí 12/04/1988
N° TELÉFONO Número de contacto del empleado. Numérico o texto Opcional +573014567890
E-MAIL Correo electrónico del empleado. Se usará para enviar notificaciones. Formato de correo válido ✅ Sí carlos.gomez@email.com
CARGO Cargo que ocupa dentro de la empresa. Texto Opcional Analista Contable
TIPO CONTRATO Tipo de contrato laboral. Valores válidos: Indefinido, Fijo, Temporal, Prestación de Servicios. Texto ✅ Sí Indefinido
FECHA CONTRATO Fecha de inicio del contrato laboral. Fecha (DD/MM/AAAA) ✅ Sí 01/03/2023
FECHA FIN CONTRATO Fecha de finalización del contrato (solo si aplica). Fecha (DD/MM/AAAA) Opcional 28/02/2024
SALARIO Salario mensual actual del empleado. Numérico (sin símbolos ni comas) ✅ Sí 2500000
NETO Valor neto disponible después de deducciones. Numérico Opcional 2000000
EMBARGOS Valor total de embargos o descuentos judiciales. Numérico Opcional 500000
ENTIDAD BANCARIA Nombre del banco donde se depositan los pagos. Texto ✅ Sí Bancolombia
TIPO CUENTA Tipo de cuenta bancaria. Valores válidos: Ahorros, Corriente. Texto ✅ Sí Ahorros
N° CUENTA Número de cuenta bancaria. Numérico o texto sin espacios ✅ Sí 12345678901

Reglas y validaciones del sistema

  1. Campos obligatorios: Los marcados con ✅ deben estar diligenciados; de lo contrario, el sistema rechazará el registro.

  2. Fechas válidas: Las fechas deben tener formato DD/MM/AAAA y no pueden ser futuras (excepto la fecha fin de contrato).

  3. Correo electrónico: Debe tener un formato válido (usuario@dominio.com).

  4. Identificación única: No se permiten empleados duplicados por tipo y número de documento dentro del mismo archivo o pagaduría.

  5. Salarios y valores numéricos: No se admiten símbolos como $, , o .. Solo valores enteros.

  6. Nombres y apellidos: No deben contener números ni caracteres especiales.

Recomendaciones antes de cargar

  • No modifique los nombres de las columnas del archivo descargado.

  • Elimine filas vacías entre registros.

  • Evite celdas combinadas, fórmulas o formatos condicionales.

  • Guarde el archivo en formato .xlsx antes de subirlo.

  • Verifique la fecha de corte antes de grabar el proceso.

  • Siempre revise la vista previa que muestra MILI antes de presionar “Grabar”.

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