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Registrar empresa pagadora

Ubicación:  Menú > Pagadurías > Parámetros > Registro de empresas

Objetivo

Permitir el registro, validación y mantenimiento de empresas pagadoras dentro del sistema MILI, que servirán como entidades intermediarias para el recaudo o descuento de cuotas de crédito a sus empleados.

Audiencia

Usuarios con roles Backoffice, Administrador o Supervisor de Tesorería que gestionan la incorporación de nuevas pagadurías o actualizan sus datos maestros.

Precondiciones

  • Contar con permisos activos en el módulo Pagadurías → Registro de empresas.

  • Tener disponibles los documentos legales digitalizados (RUT, Cámara de Comercio, Certificación Bancaria, y cédula del representante legal).

  • Verificar que la pagaduría no se encuentre ya registrada (para evitar duplicados).

Descripción del flujo general

  1. Acceder al módulo Pagadurías → Parámetros → Registro de empresas.

  2. Completar los campos del formulario con la información de la empresa.

  3. Adjuntar los documentos requeridos.

  4. Guardar el registro (estado inicial: “Pendiente de validación”).

  5. El sistema valida NIT duplicado, formato de correo y datos bancarios.

  6. Si la validación es exitosa, el estado cambia a “Activa”.

  7. Si existen errores, el registro queda en “Observado” hasta corrección.

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Procedimiento paso a paso

  1. Acceder al módulo:

    • Desde el menú lateral, selecciona Pagadurías → Parámetros → Registro de empresas.

    • Se abrirá la vista de empresas registradas con el botón “+ Nueva Pagaduría”.

  2. Crear registro:

    • Haz clic en “+ Nueva Pagaduría”.

    • Se despliega el formulario de registro.

    • Completa todos los campos marcados con asterisco (*).

  3. Cargar documentos:

    • En la sección “Documentos Soporte”, selecciona cada archivo y súbelo individualmente.

    • Asegúrate de que todos los documentos estén vigentes.

    • El sistema validará tipo y tamaño de archivo.

  4. Guardar registro:

    • Haz clic en Guardar.

    • Si la información está completa, la empresa quedará en estado “Pendiente de validación”.

    • Si hay campos inconsistentes, el sistema mostrará mensajes de error junto al campo correspondiente.

  5. Validación interna:

    • Un usuario con rol Administrador revisa los datos.

    • Al aprobar, el estado pasa a “Activa” y la pagaduría queda disponible para asociar empleados.

    • Si se encuentra inconsistencia, el registro se marca “Observado” y se notifica al responsable.

Campos del formulario

Campo Descripción Obligatorio Validación / Formato Ejemplo
Nombre de la empresa Razón social completa ✅ Texto (máx. 120 caracteres) Pagaduría Andina S.A.S.
NIT Identificación tributaria ✅ Numérico, 9–12 dígitos, sin guiones 900123456
Dirección Dirección principal ✅ Texto libre Calle 45 # 12-30 Bogotá
Correo de contacto Correo de notificación principal ✅ Formato email válido contacto@pagandina.co
Teléfono de contacto Teléfono fijo o celular ✅ Numérico, 7–10 dígitos 3205551234
Representante legal Nombre completo ✅ Texto Juan Pérez Gómez
Tipo de cuenta bancaria Corriente / Ahorros ✅ Selección Corriente
Número de cuenta bancaria Cuenta destino para transferencias ✅ Numérico (máx. 20 dígitos) 1234567890
Banco Entidad bancaria asociada ✅ Selección Bancolombia
Correo financiero Notificaciones de pagos Opcional Email válido tesoreria@pagandina.co
Estado Activa / Inactiva / Observada Automático — Activa
Observaciones Notas internas Opcional Texto libre Validada por backoffice

Documentos requeridos

Documento Tipo de archivo Tamaño máximo Frecuencia de actualización
RUT actualizado PDF 2 MB Anual
Cámara de Comercio PDF 2 MB Anual
Certificación Bancaria PDF 1 MB 6 meses
Cédula representante legal PDF/JPG 1 MB Solo si cambia

Errores comunes y soluciones

Error Causa probable Solución
“El NIT ya existe” Intento de registro duplicado Verifica si la empresa ya está registrada; usa la opción Editar en lugar de crear nueva.
“Archivo no permitido” Tipo o tamaño de archivo inválido Solo PDF/JPG hasta 2MB. Reduce tamaño o cambia formato.
“Correo inválido” Error de formato o dominio Corrige el correo antes de guardar.
“Permiso denegado” Rol sin acceso al módulo Solicita activación del permiso en Administración de usuarios → Roles.

Buenas prácticas

  • Mantén actualizados los datos de contacto y documentos legales.

  • Registra solo una cuenta bancaria por empresa (cuentas múltiples generan errores en conciliaciones).

  • Utiliza nombres uniformes para evitar duplicidades (no mezclar “S.A.S.” y “SAS”).

  • Revisa la sección Cargas masivas si deseas registrar varias empresas a la vez.

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