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🏢 Selección de nueva pagaduría

Descripción general

Una vez localizado el empleado mediante su número de identificación (ver Página 2: Búsqueda y selección del empleado a trasladar), el siguiente paso consiste en asignarle la nueva pagaduría a la que pasará a estar vinculado.

Esta acción actualiza la información del empleado dentro del sistema MILI, garantizando que todos los procesos —como la administración de créditos, reportes y notificaciones— queden correctamente asociados a la nueva empresa.

Objetivo de la función

Permitir al administrador o responsable de pagadurías reasignar empleados de una empresa pagadora a otra, conservando la integridad de los datos y la trazabilidad del historial crediticio del empleado.

Este proceso es clave cuando:

  • El empleado cambia de empleador y ambas empresas tienen convenio con MILI.

  • Se realiza una reorganización empresarial o fusión.

  • Se corrige un error en la pagaduría asignada originalmente.

Procedimiento paso a paso

  1. Visualización del empleado seleccionado

    • Tras ejecutar la búsqueda por cédula, el sistema muestra la información del empleado encontrado.

    • Verifique que los datos coincidan con la persona a trasladar (nombre, documento, empresa actual).

  2. Selección de nueva pagaduría

    • En la sección “Nueva pagaduría”, se despliega un listado desplegable (drop-down) con todas las empresas pagadoras registradas en el sistema y habilitadas.

    • Haga clic sobre el campo y seleccione la empresa destino.

    • El sistema validará automáticamente que la nueva pagaduría esté activa y tenga configuradas sus condiciones operativas (líneas de crédito, cupos, etc.).

  3. Verificación previa
    Antes de ejecutar la actualización, el sistema realiza las siguientes validaciones automáticas:

    • Que el empleado no esté en proceso de desembolso en la pagaduría anterior.

    • Que la nueva pagaduría esté activa.

    • Que no existan duplicidades de registro para el mismo documento.

    • Que el usuario que ejecuta el cambio tenga permisos administrativos válidos.

  4. Confirmación del cambio

    • Una vez seleccionada la nueva pagaduría, haga clic en el botón Actualizar.

    • Aparecerá un cuadro de confirmación solicitando verificación final del cambio.

    • Al confirmar, el sistema actualizará la información del empleado y mostrará un mensaje como:

      ✅ “El empleado ha sido reasignado exitosamente a la pagaduría [Nombre de la nueva empresa].”

  5. Registro de auditoría y trazabilidad

    • El sistema registra automáticamente la acción en la bitácora de auditoría, indicando:

      • Fecha y hora del cambio.

      • Usuario que realizó la acción.

      • Pagaduría de origen y pagaduría de destino.

    • Este registro es consultable en el módulo Auditoría / Trazabilidad del sistema.

image.png

Ejemplo práctico

Campo Dato ejemplo
Empleado Carlos Andrés Guzmán López
Documento 1024589632
Pagaduría actual Servicios Integrales S.A.S.
Nueva pagaduría seleccionada Grupo Empresarial Andino Ltda.
Acción Hacer clic en Actualizar
Resultado “Empleado reasignado exitosamente a Grupo Empresarial Andino Ltda.”

Buenas prácticas

  • Confirmar con el área de Cartera o Tesorería que no existan créditos activos o pendientes antes de ejecutar el traslado.

  • Documentar la razón del cambio en el campo de observaciones si la interfaz lo permite.

  • Evitar realizar cambios múltiples sobre el mismo empleado en cortos periodos de tiempo.

  • Después de la actualización, verificar que el empleado aparezca correctamente en el listado de empleados de la nueva pagaduría.

  • Mantener siempre un registro interno (fuera del sistema) de los movimientos por motivos administrativos o legales.

Consideraciones adicionales

  • Si el empleado tenía créditos en etapa de cobro por libranza, el sistema actualizará automáticamente la relación con la nueva pagaduría, siempre que esta tenga convenio vigente y cupo habilitado.

  • Si la pagaduría destino no maneja cupo o líneas de crédito, el sistema mostrará un mensaje de advertencia para que se configure antes de confirmar el cambio.

  • Los cambios son irreversibles a nivel de base de datos, por lo que cualquier corrección posterior requerirá la intervención del soporte técnico o administrador global.

Resultado esperado

Al finalizar este proceso:

  • El empleado queda asociado a la nueva pagaduría.

  • Todos los registros y créditos activos se actualizan automáticamente con la nueva relación.

  • Se genera un registro en la bitácora de auditoría, garantizando trazabilidad total.

  • El usuario recibe una confirmación visual del éxito del proceso.

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