📄 Proceso general de registro de empleados
Descripción general
El módulo Registro de Empleados permite a cada pagaduría cargar y administrar la lista de sus empleados vinculados, con el objetivo de:
-
Notificar a los empleados que su empresa tiene un convenio de libranza activo.
-
Habilitarlos automáticamente para acceder a las líneas de crédito disponibles desde la aplicación móvil de MILI.
-
Mantener actualizada la información de nómina dentro del sistema, incluyendo datos de contacto, contrato y salario.
La carga de empleados se realiza mediante un archivo de Excel, el cual contiene la información básica de cada persona asociada a la pagaduría.
Ubicación en el sistema
Menú: Pagadurías → Parámetros → Registro de Empleados
Dentro de esta sección se encuentran los controles principales para realizar el proceso:
-
📅 Fecha de periodo de corte: Permite registrar la fecha correspondiente a la nómina cargada.
-
⬇️ Botón “Descargar”: Genera y descarga la plantilla de Excel que debe ser diligenciada con la información de los empleados.
-
⬆️ Botón “Cargar Nómina”: Permite seleccionar el archivo Excel con los empleados a registrar.
-
💾 Botón “Grabar”: Guarda en la base de datos los registros validados y notifica automáticamente a cada empleado por correo electrónico.
Flujo general del proceso
-
Seleccionar la pagaduría:
Desde el menú principal, el usuario debe asegurarse de estar dentro de la pagaduría correspondiente o seleccionarla del listado general. -
Descargar la plantilla:
-
Presione el botón “Descargar” para obtener el archivo Excel base.
-
No modifique los encabezados de las columnas.
-
Complete los datos de cada empleado siguiendo la estructura indicada.
-
-
Definir la fecha de corte:
-
Ingrese la fecha de periodo de corte, que representa el momento al cual corresponde la nómina cargada (por ejemplo, el mes de septiembre o la quincena actual).
-
-
Cargar el archivo Excel:
-
Haga clic en el botón “Cargar Nómina”.
-
El sistema leerá el archivo y mostrará una vista previa con la información detectada.
-
Revise cuidadosamente los registros antes de confirmar.
-
-
Validar la información:
-
El sistema verifica automáticamente que los campos obligatorios estén completos y que los datos tengan el formato correcto (por ejemplo, correos válidos, fechas coherentes, números de identificación sin duplicados).
-
En caso de errores, se mostrarán alertas específicas por fila y columna.
-
-
Grabar los registros:
-
Una vez revisada la vista previa, presione el botón “Grabar”.
-
El sistema almacenará los empleados en la base de datos y enviará una notificación por correo electrónico a cada uno informando que su empresa tiene convenio con MILI.
-
Resultado del proceso
Al completar la carga:
-
Los empleados quedan registrados y asociados a la pagaduría.
-
Se habilita su acceso a las líneas de crédito disponibles desde la app MILI.
-
Se genera un reporte con el detalle de empleados registrados, rechazados o pendientes de corrección.
Este reporte puede descargarse o consultarse directamente desde la misma pantalla, en la pestaña de Resultados de carga.
Recomendaciones importantes
-
Antes de cargar una nueva nómina, verifique que la pagaduría esté correctamente registrada y activa.
-
Siempre utilice la plantilla descargada desde el sistema, ya que su estructura puede actualizarse periódicamente.
-
Si un empleado ya existe en el sistema, el registro se actualizará automáticamente con la información más reciente (sin duplicar).
-
Revise la página “Estructura del archivo Excel de empleados” para conocer los campos y formatos requeridos.