📄 Estructura del archivo Excel de empleados
Descripción general
La carga masiva de empleados se realiza mediante una plantilla de Excel que contiene los datos personales, laborales y financieros de los empleados pertenecientes a una pagaduría.
El archivo debe seguir estrictamente la estructura definida por el sistema MILI para garantizar una carga exitosa y una correcta asociación con la empresa pagadora.
El archivo se descarga directamente desde el botón “Descargar” del menú:
Menú: Pagadurías → Parámetros → Registro de Empleados
Estructura de columnas requeridas
La plantilla de Excel contiene los siguientes campos. Cada columna debe diligenciarse según las reglas de formato y obligatoriedad indicadas:
| Campo (columna) | Descripción | Tipo de dato / Formato | Obligatorio | Ejemplo |
|---|---|---|---|---|
| TIPO DOCUMENTO | Tipo de documento de identificación del empleado. Valores válidos: CC, CE, TI, PA. |
Texto (2 letras) | ✅ Sí | CC |
| IDENTIFICACIÓN | Número de identificación sin puntos ni comas. | Numérico | ✅ Sí | 1023456789 |
| PRIMER NOMBRE | Primer nombre del empleado. | Texto | ✅ Sí | Carlos |
| SEGUNDO NOMBRE | Segundo nombre del empleado (si aplica). | Texto | Opcional | Andrés |
| PRIMER APELLIDO | Primer apellido del empleado. | Texto | ✅ Sí | Gómez |
| SEGUNDO APELLIDO | Segundo apellido del empleado (si aplica). | Texto | Opcional | Ruiz |
| FECHA NACIMIENTO | Fecha de nacimiento del empleado. | Fecha (DD/MM/AAAA) |
✅ Sí | 12/04/1988 |
| N° TELÉFONO | Número de contacto del empleado. | Numérico o texto | Opcional | +573014567890 |
| Correo electrónico del empleado. Se usará para enviar notificaciones. | Formato de correo válido | ✅ Sí | carlos.gomez@email.com |
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| CARGO | Cargo que ocupa dentro de la empresa. | Texto | Opcional | Analista Contable |
| TIPO CONTRATO | Tipo de contrato laboral. Valores válidos: Indefinido, Fijo, Temporal, Prestación de Servicios. |
Texto | ✅ Sí | Indefinido |
| FECHA CONTRATO | Fecha de inicio del contrato laboral. | Fecha (DD/MM/AAAA) |
✅ Sí | 01/03/2023 |
| FECHA FIN CONTRATO | Fecha de finalización del contrato (solo si aplica). | Fecha (DD/MM/AAAA) |
Opcional | 28/02/2024 |
| SALARIO | Salario mensual actual del empleado. | Numérico (sin símbolos ni comas) | ✅ Sí | 2500000 |
| NETO | Valor neto disponible después de deducciones. | Numérico | Opcional | 2000000 |
| EMBARGOS | Valor total de embargos o descuentos judiciales. | Numérico | Opcional | 500000 |
| ENTIDAD BANCARIA | Nombre del banco donde se depositan los pagos. | Texto | ✅ Sí | Bancolombia |
| TIPO CUENTA | Tipo de cuenta bancaria. Valores válidos: Ahorros, Corriente. |
Texto | ✅ Sí | Ahorros |
| N° CUENTA | Número de cuenta bancaria. | Numérico o texto sin espacios | ✅ Sí | 12345678901 |
Reglas y validaciones del sistema
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Campos obligatorios: Los marcados con ✅ deben estar diligenciados; de lo contrario, el sistema rechazará el registro.
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Fechas válidas: Las fechas deben tener formato DD/MM/AAAA y no pueden ser futuras (excepto la fecha fin de contrato).
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Correo electrónico: Debe tener un formato válido (
usuario@dominio.com). -
Identificación única: No se permiten empleados duplicados por tipo y número de documento dentro del mismo archivo o pagaduría.
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Salarios y valores numéricos: No se admiten símbolos como
$,,o.. Solo valores enteros. -
Nombres y apellidos: No deben contener números ni caracteres especiales.
Recomendaciones antes de cargar
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No modifique los nombres de las columnas del archivo descargado.
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Elimine filas vacías entre registros.
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Evite celdas combinadas, fórmulas o formatos condicionales.
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Guarde el archivo en formato .xlsx antes de subirlo.
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Verifique la fecha de corte antes de grabar el proceso.
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Siempre revise la vista previa que muestra MILI antes de presionar “Grabar”.