📦 Proceso de carga masiva de pagadurías

Ubicación: Menú → Pagadurías → Parámetros → Carga Masiva de Pagadurías

Descripción general

La opción Carga Masiva de Pagadurías permite registrar de forma simultánea varias empresas pagadoras utilizando una plantilla de Excel estandarizada.
Este proceso optimiza la gestión inicial de integración de nuevas pagadurías, evitando la creación manual una por una.

Es especialmente útil en procesos de migración de datos, implementaciones iniciales o cuando se incorporan múltiples convenios corporativos.

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Proceso general

El proceso de carga consta de tres pasos principales:

1️⃣ Descargar la plantilla oficial
2️⃣ Completar los datos requeridos en Excel
3️⃣ Cargar y confirmar la información en el sistema

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1️⃣ Descargar plantilla de Excel

En el módulo Pagadurías → Parámetros → Carga Masiva de Pagadurías, encontrarás el botón:

🟦 [Descargar plantilla]

• Al hacer clic, el sistema descargará un archivo Excel con los encabezados requeridos.

• Esta plantilla contiene la estructura de campos que el sistema reconoce para crear los registros.

🧩 Campos del archivo Excel

Cada columna corresponde a un campo de la ficha de registro de la pagaduría:

⚠️ Importante: No modifiques los nombres de las columnas ni el formato del archivo.
El sistema requiere que los encabezados estén exactamente iguales a los de la plantilla original.

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2️⃣ Completar y revisar el archivo

• Abre la plantilla y diligencia cuidadosamente los datos de cada empresa.

• Verifica que los correos electrónicos sean válidos y los NIT no se repitan.

• Evita incluir filas vacías o con caracteres especiales no reconocidos.

💡 Recomendación: Antes de subir el archivo, revisa que todas las celdas numéricas estén en formato texto para evitar errores de lectura (especialmente los NIT).

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3️⃣ Cargar el archivo al sistema

Una vez completado el archivo, sigue estos pasos:

1. Presiona el botón 🟩 [Cargar Pagadurías].

2. Selecciona el archivo Excel desde tu equipo.

3. El sistema mostrará una vista previa con las empresas detectadas.

4. Revisa los datos en pantalla: si todo es correcto, presiona [Grabar].

5. El sistema registrará automáticamente las pagadurías en la base de datos.

Si el archivo contiene errores de formato o datos incompletos, el sistema mostrará un listado de observaciones para corregir y volver a intentar la carga.

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Resultado del proceso

• Las pagadurías cargadas aparecerán en el listado general del módulo Pagadurías.

• Cada registro quedará inicialmente con estado “Activo” (si no se define lo contrario en la configuración).

• Se generará un informe de carga con el total de registros creados y los errores encontrados, si los hubiera.

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Buenas prácticas

• Antes de cargar, valida duplicados de NIT para evitar inconsistencias.

• Guarda siempre una copia del archivo original cargado como respaldo documental.

• Si una pagaduría requiere acceso al Portal PG, asegúrate de que el campo Acceso de Pagaduría esté marcado como “Sí”.

• Mantén el archivo Excel en el formato .xlsx (no CSV ni .xls antiguos).

• No uses fórmulas ni celdas combinadas dentro del archivo.

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Roles y permisos

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Reporte posterior a la carga

El sistema genera un reporte automático con los siguientes indicadores: