⚠️ Errores comunes y cómo resolverlos
Descripción general
Durante la carga masiva de empleados pueden presentarse errores relacionados con el formato del archivo, datos incompletos o inconsistencias en la información.
El sistema MILI valida automáticamente el contenido del Excel y muestra una vista previa con los registros observados, rechazados o aprobados antes de la grabación final.
Esta sección describe los errores más frecuentes, sus causas y las acciones recomendadas para resolverlos.
Errores frecuentes al cargar el archivo Excel
| Mensaje del sistema | Causa probable | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| “El archivo no tiene el formato esperado.” | Se modificó el nombre o el orden de las columnas del Excel descargado. | Descargue nuevamente la plantilla desde el botón “Descargar” y copie los datos en el nuevo archivo sin alterar los encabezados. |
| “Campo obligatorio vacío: [Nombre del campo].” | Uno o más campos requeridos no fueron diligenciados. | Verifique que todos los campos marcados como obligatorios (✅) estén llenos. Ejemplo: tipo de documento, identificación, salario, banco, etc. |
| “Formato de fecha inválido.” | Alguna celda con fecha no sigue el formato DD/MM/AAAA. | Corrija las fechas manualmente o configure el formato de celda como “Fecha corta (DD/MM/AAAA)”. |
| “Valor no numérico en campo numérico.” | Se ingresaron caracteres o símbolos ($, puntos, comas) en campos de salario, cuenta bancaria o identificación. | Elimine los símbolos y deje solo números. Ejemplo: 2500000 en lugar de $2.500.000. |
| “Correo electrónico no válido.” | El campo de correo no tiene estructura correcta. | Revise que tenga el formato usuario@dominio.com. No use espacios ni caracteres especiales. |
| “Duplicidad de registro: tipo y número de documento repetidos.” | El mismo empleado aparece más de una vez en el archivo. | Elimine los registros duplicados antes de volver a cargar el Excel. |
| “Fecha de contrato no puede ser posterior a la fecha de fin de contrato.” | El orden de fechas está invertido. | Corrija las fechas asegurando que la fecha de inicio sea anterior a la de fin. |
| “Entidad bancaria no reconocida.” | Se usó una abreviatura o nombre no registrado. | Utilice el nombre completo del banco. Ejemplo: Bancolombia, no Bcolombia. |
| “Número de cuenta inválido o vacío.” | Falta el número de cuenta o tiene menos dígitos de lo esperado. | Verifique que el número sea correcto, sin espacios ni guiones. |
| “Archivo excede el número máximo de registros permitidos.” | El Excel contiene más filas de las admitidas en una sola carga. | Divida el archivo en varios bloques y cargue por partes. |
| “Error al enviar notificación por correo electrónico.” | El correo del empleado está mal escrito o el dominio no existe. | Corrija los correos erróneos y vuelva a ejecutar la notificación desde el módulo. |
Consejos prácticos
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Antes de cargar, valide el archivo en Excel filtrando columnas vacías o con errores de formato.
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Use la vista previa del sistema MILI para confirmar que los datos se interpretan correctamente.
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Guarde el archivo en formato .xlsx (Excel moderno), no en
.csvni.xls. -
Si el sistema rechaza varios registros, use la opción “Descargar registros con error” (si está disponible) para identificar y corregirlos rápidamente.
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Verifique que los empleados pertenezcan efectivamente a la pagaduría seleccionada, ya que el sistema no permite duplicidad interpagadurías.
Recomendación final
Después de una carga exitosa, MILI enviará automáticamente un correo de notificación a cada empleado registrado, informando sobre la existencia del convenio de libranza y los beneficios de acceso a crédito.
Si algún empleado no recibe el correo, confirme que su dirección electrónica esté escrita correctamente y vuelva a ejecutar la notificación desde el módulo.