⚠️ Errores comunes y cómo resolverlos

Descripción general

Durante la carga masiva de empleados pueden presentarse errores relacionados con el formato del archivo, datos incompletos o inconsistencias en la información.
El sistema MILI valida automáticamente el contenido del Excel y muestra una vista previa con los registros observados, rechazados o aprobados antes de la grabación final.

Esta sección describe los errores más frecuentes, sus causas y las acciones recomendadas para resolverlos.

Errores frecuentes al cargar el archivo Excel

Mensaje del sistema	Causa probable	Cómo resolverlo
“El archivo no tiene el formato esperado.”	Se modificó el nombre o el orden de las columnas del Excel descargado.	Descargue nuevamente la plantilla desde el botón “Descargar” y copie los datos en el nuevo archivo sin alterar los encabezados.
“Campo obligatorio vacío: [Nombre del campo].”	Uno o más campos requeridos no fueron diligenciados.	Verifique que todos los campos marcados como obligatorios (✅) estén llenos. Ejemplo: tipo de documento, identificación, salario, banco, etc.
“Formato de fecha inválido.”	Alguna celda con fecha no sigue el formato DD/MM/AAAA.	Corrija las fechas manualmente o configure el formato de celda como “Fecha corta (DD/MM/AAAA)”.
“Valor no numérico en campo numérico.”	Se ingresaron caracteres o símbolos ($, puntos, comas) en campos de salario, cuenta bancaria o identificación.	Elimine los símbolos y deje solo números. Ejemplo: `2500000` en lugar de `$2.500.000`.
“Correo electrónico no válido.”	El campo de correo no tiene estructura correcta.	Revise que tenga el formato `usuario@dominio.com`. No use espacios ni caracteres especiales.
“Duplicidad de registro: tipo y número de documento repetidos.”	El mismo empleado aparece más de una vez en el archivo.	Elimine los registros duplicados antes de volver a cargar el Excel.
“Fecha de contrato no puede ser posterior a la fecha de fin de contrato.”	El orden de fechas está invertido.	Corrija las fechas asegurando que la fecha de inicio sea anterior a la de fin.
“Entidad bancaria no reconocida.”	Se usó una abreviatura o nombre no registrado.	Utilice el nombre completo del banco. Ejemplo: `Bancolombia`, no `Bcolombia`.
“Número de cuenta inválido o vacío.”	Falta el número de cuenta o tiene menos dígitos de lo esperado.	Verifique que el número sea correcto, sin espacios ni guiones.
“Archivo excede el número máximo de registros permitidos.”	El Excel contiene más filas de las admitidas en una sola carga.	Divida el archivo en varios bloques y cargue por partes.
“Error al enviar notificación por correo electrónico.”	El correo del empleado está mal escrito o el dominio no existe.	Corrija los correos erróneos y vuelva a ejecutar la notificación desde el módulo.

Consejos prácticos

Antes de cargar, valide el archivo en Excel filtrando columnas vacías o con errores de formato.
Use la vista previa del sistema MILI para confirmar que los datos se interpretan correctamente.
Guarde el archivo en formato .xlsx (Excel moderno), no en .csv ni .xls.
Si el sistema rechaza varios registros, use la opción “Descargar registros con error” (si está disponible) para identificar y corregirlos rápidamente.
Verifique que los empleados pertenezcan efectivamente a la pagaduría seleccionada, ya que el sistema no permite duplicidad interpagadurías.

Recomendación final

Después de una carga exitosa, MILI enviará automáticamente un correo de notificación a cada empleado registrado, informando sobre la existencia del convenio de libranza y los beneficios de acceso a crédito.
Si algún empleado no recibe el correo, confirme que su dirección electrónica esté escrita correctamente y vuelva a ejecutar la notificación desde el módulo.