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Búsqueda y selección del empleado a trasladar

Descripción general

El primer paso dentro del proceso de Cambio de Pagaduría consiste en identificar y seleccionar al empleado que será trasladado.
Esta búsqueda permite ubicar con precisión al usuario dentro del sistema, validar su estado actual y confirmar que cumple con las condiciones necesarias para ejecutar el cambio de pagaduría sin afectar sus registros financieros ni su trazabilidad.

El procedimiento se realiza desde el menú principal:

Ruta: Pagadurías → Procesos → Cambio de Pagaduría

Objetivo de la función

Facilitar al administrador o responsable de pagadurías la localización del empleado mediante su número de documento (cédula), para revisar su información actual antes de asignarle una nueva empresa pagadora.

El sistema garantiza que solo se puedan trasladar empleados activos y correctamente registrados, evitando inconsistencias en los créditos asociados o duplicidades de vinculación.

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Proceso paso a paso

  1. Acceso al módulo

    • Ingrese al menú Pagadurías → Procesos → Cambio de Pagaduría.

    • Se mostrará la interfaz principal con un campo de búsqueda y controles de acción.

  2. Búsqueda del empleado

    • En el campo de texto, digite el número de cédula o identificación del empleado a trasladar.

    • Presione Enter o haga clic en el ícono de búsqueda 🔎.

    • El sistema consultará la base de datos de empleados registrados y mostrará la información básica del empleado:

      • Nombre completo

      • Número de identificación

      • Empresa pagadora actual

  3. Validación de estado actual

    • Antes de permitir el traslado, el sistema verifica automáticamente:

      • Que el empleado no tenga un cambio en proceso.

      • Que no esté asociado a una pagaduría inactiva.

    • Si alguna validación falla, el sistema mostrará una advertencia y bloqueará la opción de continuar.

  4. Confirmación visual de los datos

    • El operador debe confirmar que los datos corresponden efectivamente al empleado solicitado.

    • En caso de homonimias o errores de digitación, se puede repetir la búsqueda.

Buenas prácticas

  • Utilizar siempre el número de cédula completo para evitar confusiones entre empleados con nombres similares.

  • Verificar que el estado del empleado esté “Activo” antes del cambio.

  • Revisar si el empleado tiene créditos asociados a su pagaduría actual. Si los créditos están en curso, se debe coordinar con el área de cartera antes del traslado.

  • Registrar observaciones en el campo de comentarios si el cambio obedece a razones particulares (traslado interno, cambio de contrato, fusión de empresas, etc.).

Ejemplo práctico

Campo Dato ejemplo
Cédula 1032456789
Nombre María Fernanda Torres Gómez
Pagaduría actual Servicios Integrales S.A.S.

Si la información es correcta, el usuario puede continuar con el siguiente paso del proceso:

Selección de nueva pagaduría y actualización de datos.

Resultado esperado

  • El sistema muestra la información correcta del empleado buscado.

  • Se confirman las condiciones que permiten realizar el traslado.

  • El registro queda listo para proceder a la asignación de la nueva pagaduría.

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